会议是效率的大敌，那邮件呢？

美国民众最近连周末带假期能休息三天，所以各位苦大仇深的白领们终于有三天可以不用开会了。我也想借此机会，好好掰扯掰扯会议和邮件间的那点事儿。

相信大家都听说过，开会是生产力、员工士气和快乐工作的最大阻力。那么，为什么不直接写封邮件把问题说清楚呢？

我们当然知道邮件的缺点——难以管理，垃圾信息过多。但随着大家逐渐习惯了线上办公，邮件又有了反超会议的势头。人们终于发现，相较于收件箱，线上会议的提醒才真是没完没了、让人头痛。那么会议和邮件，到底是谁拖慢了效率？我们询问了三位编辑，不妨了解下他们的看法。

Ram Iyer：你喜欢开会吗？或者你只是讨厌写作？

当初我曾在一家出版社工作，他们就特别喜欢开会而且效率极其低下。我们的团队有20多个人，大多数人就是安安静静在那坐一个小时，只有少部分人能真正参与讨论。

如果计算一下浪费掉的工时，就会发现每场会议相当于让20人全体少干一个小时的活。这些时间本可以用来做点实事的…… 另外，员工们在参会之后心理压力也会变大。那时候我每次散会后都想抽烟，好几个同事也说有类似的感觉。

但我很幸运，后来换的几份工作都不怎么讲究开会，对用电子邮件和消息收发软件交流表现得比较包容。而随着新冠疫情的突然爆发，很多人开始常态化居家办公，于是突然就有很多朋友和前同事在抱怨会议太多、甚至已经妨碍了他们的正常工作。

于是我开始思考一个问题：如果邮件能起到同样的效果，为什么不用它直接替代会议？既然大多数问题都能靠一封邮件就说清楚、帮每个人节省时间，为什么就非得拉着团队打开视频？

最后，我得出这样一套理论。

当然，这只是我的个人假设：大多数企业其实并不习惯主要靠书面进行交流，因此员工间的默认沟通方式就是对话、而非文字。

由于不鼓励或者不强制要求采用书面交流，于是员工们也慢慢变得不适应这种方式，导致更多人倾向于在会议上口头表达自己的观点。

另外还有跨国协同的问题。虽然我名义上掌握着四种语言的读写能力，但如果突然让我用母语之外的其他语种表达工作方面的内容，我马上就会很慌。

所以口头交流反而是相对公平的沟通渠道。特别是在印度，能不能掌握流利的英语甚至成了阶级划分的清晰指标。很多同事确实没办法用邮件清晰表达自己的想法，特别是难以跟别国同事把问题讲明白。

在这方面，直接开会反而更好。会议更适合在重要的决策议题上求取共识、建立信任，也能透过语音和语调等细微差别表达出邮件难以承载的情感、更好地解决冲突。但哪怕有千般好，会议的原罪仍客观存在——对时间的巨大浪费。

而这正是异步消息收发平台的意义所在。每个人都可以按照自己的意愿开展交流，不会浪费任何人的时间。企业和管理者也能在其中发挥作用：与其单纯强调某一种沟通方式，不如倡导和鼓励大家选取最适合自己的多种途径。

我本人也是花了很长时间，才意识到掌握良好写作技巧的重要意义。如果企业能够鼓励、培训和帮助员工获得这方面的技巧，那他们在这个工作和生活全面网络化的时代下更加游刃有余。而且还是那句话，邮件的效率真的更高。

Alex Wilhelm：文字是最高级的交流方式

首先，我尊重人与人之间的差异。我们各有专长，所以不可能存在一定之道。有些人确实更适应口头交流，觉得这样比书面传递更容易理解。但群体交流必然涵盖众多个体，所以最终还是得做出取舍。也就是说，无论我们如何争取公平，总会让某些人付出一点额外的成本。

根据我自己的工作和生活经历，我发现管理者一般要比个人贡献者更外向。因为管理者的职责就是为团队制定沟通规范，而这些标准往往会按他们自己的专长制定——自然就是重视口头表达的会议喽。

于是乎，口语交流就成了团队之间的沟通规范，而这里头其实是有问题的。

问题何在？就在于虽然有些人确实更适应口语交流，但对于擅长文字交流的人们来说，他们在会上整理资料的难度会更高。这种难度，源自口头表达和书面表达之间的速度差异。如果大家整理过现场笔记，就会发现记录文字时的速度往往跟不上场上说话者们的速度。而这也恰恰是很多会议所追求的目标——快速流畅、直击要害、不加废话。面对一套组合拳，谁能记录得过来呀？

而这也就形成了我的一条基本观点。书面文字之所以优于口语表达，就在于能更好地向受众传达意义。文字不仅让发言者有更多时间梳理自己的观点、保持内容简洁，同时也有助于防止错误和遗漏。在发布之前，还可以提前让他人阅读文档；相比之下，在口语对话中获取实时反馈就困难得多。这里再说几句关于多语言的问题，在使用非母语时，大多数人其实都希望能有充裕的时间好好准备，而不是把大量脑细胞浪费在生疏的单词和语法上。

演讲是门艺术，我们当然应该找机会训练自己的口头表达能力。但一旦涉及到团体交流，我们就不能把这种表达能力的门槛设置得太高。相比之下，文字表达的标准就更容易达成，让我们对交流效果拥有更可靠的预期。

最后，我承认自己是个愣头青，所以文字对我来说能更准确地表达意见、获取交流成效。亚马逊这家公司有很多问题，但这里对书面备忘录的重视真的很好，让员工真正获得了长期思考能力。

Annie Saunders：邮件焦虑真实存在，我们得想办法解决

前面说得这么热闹，但我要给邮件提点反对意见。

首先要明确一点：我做编辑工作已经有15年了，所以我有丰富的经验可以证明，其实很多很多人都没法用文字顺畅表达自己的观点。

而且大家多少都有点偶像包袱，总感觉自己的文字功底会成为他人品评的对象。他们担心、也确实有人会指出标点、用词或语法上的一个个小错误，“这真的会让人发疯。”

情况当然不该这样，否则大家根本就没心情干工作了。所以我们最好能达成一个共识：我不挑你，你也别挑我。大家只要能看懂对方想表达什么就够了，因为如果不选邮件，那就只能选开会。

会议是效率的大敌，相信这点早已经是共识。甚至不少初创企业就专门负责改进线上会议的效率。

很多人都抱怨过，“这事明明一封邮件就能解决”。对，大多数会确实没必要开，发封邮件就能解决。但如果管事的人不喜欢邮件，他们就是想口头表达，该怎么办？

而且书面表达焦虑症也真实存在：很多医生、新闻媒体记者和社会工作者都拜托我修改过他们的邮件、简历、求职信和工作报告。他们不敢随便把自己写的东西发出去，总想先找个专业人士给看看。

当然，我也觉得文字表达应该严谨一点、优美一点，但搞到这么紧张就真的没必要了。这明明是一封简单邮件就能解决的事，只要内容没有原则性问题，请安心把它发出去好吗？

其实我们说的和我们写的是同一种语言，数字通信只是加快了其中一些表达“规则”。所以不妨放松一点，也许卸下偶像包袱后的你我才能更好地了解彼此。