把日常管理交给手机应用，会是个好主意吗？

当我急匆匆跑到28岁的神经科学家Sara Whitestone面前时，浑身大汗的我还是比约定的会面时间晚了5分钟。但Whitestone并不介意，她把握这点时间给身在美国的母亲打了个电话。这一瞬间，我意识到生活中有两种人：一种是她那样能够主动规划时间的人，另一种则是我这样像无头苍蝇那样被动奔忙的人。

Whitestone在一家总部设在瑞士的国际集团工作。这活很费时间，每周都需要出差。她个人最喜欢的项目管理工具之一是Jira，在她看来这基本上是“一份待办事项清单，只是功能要强大得多。我的工作和生活都离不开待办事项清单，因为每天都需要处理很多事务，不认真管理就会遗漏。”这类应用能把她的日常安排同步到个人日历上，再跟男朋友轻松共享。

Whitestone感叹道，“下面我说说最精彩的部分。”她的管理工具已经成为跟踪生活细节的基础——从约会到情侣出游，再到运动课程和子宫内膜异位症监测，甚至是随时冒出来的奇思妙想。看到她的日常管理应用，我就像得到了观察她整个私人生活的邀请。在被问及这些应用的积极意义时，她表示：“有手机帮我打理该做什么，我就不用自己费神了。”

虽然这些工具已经在我们的个人生活中广泛存在，但像Trello、Notion或Todoist这类组织工具其实源自企业管理领域。其中大部分基于甘特图，即机械工程师兼管理顾问Henry Gantt在1910年至1915年设计的项目管理格式，当时用于提高生产力并优化工业工作流程。另一种流行模式是看板方法，最早是在1950年代被纳入丰田公司的生产体系。

34岁的Edouard Polese长住巴黎，他经营着一家驾校初创公司。Polese也为项目管理工具深深着迷，甚至专门创建了自己的应用产品。“我会用这款工具管理商业策略，也用它挑选圣诞礼物。”

有些人觉得不该过多依赖工具管理生活，但Polese觉得这对自己的心理健康颇有助益。“这么做的意义是减轻精神负担，让自己冷静下来。如今，人们似乎被迫将工作跟个人生活混杂了起来——大脑就是这样，不会因为晚上9点身在家里就直接忘掉白天工作时发生的事情。”

Todoist公司CEO Amir Salihefendic提到，“我们曾经询问用户为什么喜欢Todoist，又从中得到了哪些助益。大部分答案是，这款工具有助于减轻压力和焦虑感。大多数人没有自己的助理，他们得把所有事情都硬记在脑子里。这样带来的工作与生活压力肯定更大，不如交给应用助手来管理。”Salihefendic坦言，他自己就“记性很差”。他在2007年开发了自己的应用，当时还是一名22岁的计算机科学专业学生。如今，Todoist已经拥有2000万用户。

对Whitestone来说，管理工具也对她的身心健康起到积极作用。由于患有自身免疫性疾病，她需要主动抽出时间休息。“很多精力不足或患有慢性病的人们，普遍存在操劳过度的问题。”在本科阶段，Whitestone经常会忽视自己的疲惫感受，最终筋疲力尽甚至诱发病症。“我是那种会把精力耗光的人，所以几年前就意识到必须认真安排休息时间。”

对很多用户来说，这些工具也有助于夺取大都市中的生活主动权、消解无处不在的焦虑和压力。29岁的Mathis Samba在一家咨询公司从事金融工作，他表示“在巴黎，我已经被日常生活的快节奏给拖垮了。”不光是自己，他跟女友间的感情关系也不顺遂，甚至忙到了工作日晚间几乎见不到对方的地步。“这真的太糟，太畸形了。”

尽管朋友和爱人并不理解，但Samba最终还是决定在Family Wall（一款专门用于安排家庭生活的应用）上安排约会时间。“我们小两口必须想办法给自己腾出时间，就像我们要刻意给好友和同事聚会腾出时间一样。自从住在一起，我们见面的机会并不少。但我们更需要彼此陪伴，一起度过美好时光。”

看到这里，相信大家已经注意到，愿意使用这类应用的人群存在一些共性：往往从事高附加值工作，居住在城市而且有着忙碌的社交生活。法国国家科学研究中心（CNRS）研究主任兼社会科学高等研究院（EHESS）社会学家Marc Bessin认为，这种共性绝不是巧合。

在他看来，“如果你对这类应用感兴趣，那就代表你在客观上是有能力安排时间的。”对于真正特别忙碌的群体来说，这类应用其实意义不大。比如从事低薪全职工作、还需要照顾多个孩子的单身母亲，她的工作和生活模式决定了她就不可能拥有灵活安排时间的机会。Bassin认为，“能够主导日程安排，本身就代表着你已经在当前的社会竞争中胜出了。这些应用其实是专为希望掌控自己生活的人群而设计的。”

没错，这类应用并不适合所有人——它们吸引的群体，主要是那些从事绩效类工作的用户。Any.do公司CEO Omer Perchik估计，他们公司外加各主要竞争对手的市场渗透率加起来也不到5%——换言之，绝大多数潜在客户还没开始使用这些工具。“而且这类产品的客户流失率也相对较高，不是因为产品不好，而是因为人们普遍有点拖延症。”

Salihefendic对此表示赞同。“大多数人其实并不擅长规划和执行事情。观察我们的统计数据，就会发现这是一种滚雪球效应——人们会不断添加今天要完成的工作，如果没完成就推到明天，直到无论如何也不可能做完，于是彻底放弃。”

的确，并不是每个人都善于组织时间、规划事务，这很正常。但整个社会对于生产力和效率优化的痴迷，让我们这些自我管理能力差的人天然觉得不如那些自律者。自由职业的平面设计师Patrick Pabeun就是这种情况，他总觉得自己“像个空想家”。

Patrick希望这类应用能帮他在比较忙的时候也能找到点轻松的空间。“我有个双胞胎姐姐，她的工作跟我截然不同——她负责管理一个大型团队，但仍能保持健康的个人生活。她上瑜伽课，每周还至少招待两次亲朋好友。在她那样的理想状态下，似乎一切都能和谐不悖。”

这就引出了新问题——这个社会还能容纳空想家吗？社会学家Marc Bessin认为，这类应用的大规模普及并不是真正的社会进步标志。“社会只是在用这种方式更具体地跟踪我们的活动，借此获得立竿见影的效果。”为了匹配这种整体趋势，我们往往会放弃更长远的生活规划，甚至忘掉整体均衡的生活应该是什么样子。

Bessin最后总结道，“严格安排日常生活的意义毕竟有限。我们真正需要的是更有意义的活动，是让我们不枉世上走一遭的经历。”