人工摸排、反复统计?实测钉钉文档高效防疫 场景全、多人协作顺畅

作者:陶婧婕   【原创】   2021-02-05 16:18:57

关键字: 钉钉文档 钉钉

钉钉文档(钉钉内置)专门针对防疫统计启动了“抗疫专题”,涵盖企业防疫工作的员工返乡、春节去程、返程、在家健康打卡,社区防疫工作的人员摸排、出入访客及车辆等的统计,可以说常用的统计场景均有覆盖。

随着春节将近各地防疫措施也相应“升级”。以北京为例,自1月28日至3月15日,国内低风险地区人员进返京须持抵京前7日内核酸检测阴性证明,抵京后实行14天健康监测,满7天、满14天各开展一次核酸检测。在京停留不足14天的,以实际在京时间落实健康监测和核酸检测要求。

春节疫情防控非常关键,持续巩固防疫成果,坚持避免疫情反弹,扎牢扎紧疫情防线。在这之中,对流动人员的合理检测显得尤为重要。面临着如此重大的防疫事件,有效利用线上平台,可以减少大量的社会劳动,实现精准的对返乡人员的追踪。

近期各大科技公司纷纷推出针对春节返乡、防疫的解决方案,为疫情防控助力。但就周围环境来看,很多企业及基层社区街道的防疫工作还是习惯于填表、手抄登记的方式,毕竟这一方式已经存在很多年。究竟哪家科技公司做的线上平台更便捷高效,可以让企业及基层社区街道工作人员摒弃掉传统的信息统计方式?

人工摸排、反复统计?实测钉钉文档高效防疫 场景全、多人协作顺畅

基于此,我们注意到,钉钉文档(钉钉内置)专门针对防疫统计启动了“抗疫专题”,涵盖企业防疫工作的员工返乡、春节去程、返程、在家健康打卡,社区防疫工作的人员摸排、出入访客及车辆等的统计,可以说常用的统计场景均有覆盖。

于是,我们模拟了企业防疫和社区防疫的应用场景,诸如企业返乡人员核酸信息录入,以及社区车辆出入登记等,对钉钉文档这些模板进行了使用测试,也希望给有此类需求的企业及组织提供有价值的参考。

企业防疫:人在哪、身体状况如何?都要有数

疫情期间,企业响应政府号召,倡导大家就地过年,如确需返乡,则需要填写返乡情况登记表以及核酸检测阴性证明。

企业HR通常会以邮件的形式发出表格来记录信息,员工根据自身情况填写再回复邮件即可。但是,疫情期的变数很多,比如飞机取消了临时走不了,或者做了多次核酸检测需要更新信息,员工们一遍一遍更新邮件,企业HR再去比对整理,耗时耗力,还容易出错。

表格的具体位置在钉钉APP的文档里面,模板中心板块的表格选项中的“抗疫专题”(下文同)

钉钉文档为“抗疫”提供了18项统计模板(手机截图,下文同)

以“核酸监测名单统计表”为例,企业HR打开钉钉APP内核酸监测名单统计表,先对统计信息列表进行查看,除了序号、部门、工号、姓名、性别、电话号码、身份证号码、是否已检测、核酸检测医院这九个选项外,还需添加内容补充即可,手机和电脑都可操作。表格填写完毕后,把此表格转发到公司的钉钉群里即可。

员工打开表格就可填写信息,即使多人、多群同时填写也没问题,在体验中,5个人同时在线编辑非常顺畅,也不用反复上传、下载、整合的流程,如果填写的信息有变化,打开群里的表格直接修改即可,保证了信息的及时性和准确性,也为企业HR减轻了防疫工作的压力。

除了“核酸监测名单统计表”外,钉钉文档还提供了“春节期间员工家庭去向统计表”、“春节假期员工健康信息报备表”、“防疫14天体温监测表”、“员工返工信息疫情统计表”以及“企业员工返程登记表”等表格供企业按需选择。

“防疫专题”主要是节省了收集数据信息的时间,从企业防疫的各个角度,量身定制专属表格,只要企业有需求,钉钉都有,还可以根据企业自身的情况对表格进行修改。对员工而言,通过手机和电脑都能实时更新表格信息,不需要一遍遍给企业HR发邮件,高效便捷;对企业HR而言,不需要每天查阅邮件并更新表格,只需在钉钉内查询就能获取员工的最新信息,也能够及时发现问题并且进行处理,避免了很多问题以及隐患。

社区防疫:人、车、物资都要一一查清

对比企业防疫“全程钉人”战术,社区防疫要“钉”的内容会更多,包括但不限于人、车、物资等。

传统的表格打印、纸笔登记的方式非常局限,以车辆登记为例,车主需要配合社区工作人员下车进行基本信息的登记,春节天气比较冷,手写的信息容易发生笔误以及字迹识别不清等问题,也给社区工作人员后期录入带来了隐患;车主在填写信息的过程中,如果遇到社区车流量大,还容易造成拥堵,给交通带来压力。钉钉来帮助社区工作人员减负。

社区工作人员打开钉钉APP内疫情期间小区人员车辆出入登记表,对表格基本信息进行删减或补充,包括小区名字、姓名、性别、身份证号码、房号、联系电话、车牌号、体温检测、出入原因、日期等内容,保留好钉钉表格信息,还要打印钉钉添加好友的二维码图片。

针对社区防疫,钉钉文档还提供了“街道社区涉疫情重点人员信息登记表”、“疫情物资统计表”等表格供选择。

在线表格简化统计流程 用法多样

我们对钉钉文档“抗疫专题”功能进行测试后发现,其提供的18项统计模板,覆盖相对全面,基本防疫的基础场景都包含,而且在线表格的方式统计更快,不仅使用方便,还为企业HR及社区工作人员简化了防疫工作流程。整个收集数据的流程都可以在钉钉内完成,制表、填表、汇总、统计、分享下载一气呵成。

这种在线文档的方式既可以多人同时在线编辑,社区工作人员不用再挨家挨户敲门登记,企业HR也不用一一叮嘱员工下载表格、更新上传;第二,直接线上录入,统计汇总方便,不用二次誊写;第三,对于习惯纸质文件的人,依然可以将他打印出来。

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